Facilitar a gestão de serviços de qualquer empresa é um dos objetivos da ∞ eits. Empresas que realizam manutenções em suas instalações físicas, necessitam de um processo automatizado para organizar todas as informações e as ordens de serviços.
O time Irmãos Metralha, desenvolveu uma solução que possibilita o gerenciamento das ordens de serviços do setor de manutenção predial, envolvendo atividades da parte de hidráulica, elétrica, ar condicionado, portões e cancelas.
A solução funciona da seguinte maneira: o departamento que possui o problema informa através do sistema o ocorrido. Um fiscal recebe as informações e inicia o processo de agendamento da ordem de serviço, onde coloca qual é o local que necessita da manutenção, o que ocorreu, o fornecedor do serviço e por fim agenda a data da visita.
A inovação neste processo surgiu por meio de uma funcionalidade simples e muito comum em redes sociais: comentários! Desta forma, é possível que os usuários insiram informações sobre a ordem de serviço, durante todo o seu ciclo de vida, e juntamente com o histórico de ações e linha temporal, permite que todos os usuários do sistema acompanhem e rapidamente fiquem a par de todo o contexto, garantindo que a comunicação não seja problema. Além disso, os anexos, centralizam todos os arquivos da ordem de serviço, evitando a perda de documentos e informações importantes para o processo.
Para medir a qualidade de cada atendimento, o relatório possibilita avaliar qual foi o nível de satisfação do setor atendido, se houve atraso e qual foi o motivo.
Um outro recurso, que objetiva facilitar as operações financeiras, é o cadastro de pagamentos. O fiscal registra todos os contratos no sistema para compor o pagamento, gerando automaticamente o valor total com as informações fornecidas. Além disso, todas as operações são rastreáveis, com histórico de todas as ações e alterações.
Com o desenvolvimento desta solução, é possível observar que um setor de manutenção predial ganhou muito mais agilidade e controle em seus procedimentos, resultando ainda em mais transparência e comunicação com seus clientes.